Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik handler om, hvordan Norva24 indsamler og bruger personlige oplysninger om dig.

Norva24 er behandlingsansvarlig for virksomhedens behandling af personoplysninger. Al behandling og håndtering af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Hvor det daglige ansvar er uddelegeret, vil dette fremgå under hvert punkt i denne erklæring. Delegationen dækker kun opgaverne og ikke ansvaret.

Erklæringen indeholder oplysninger om dine rettigheder ved opbevaring af personoplysninger gennem et kundeforhold til Norva24, og generel information om, hvordan vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende privatlivslovgivning.

Kontakt information
Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne erklæring eller hvordan vi behandler personoplysninger, kan du kontakte os på marketing@norva24.dk

Ansvarlig for behandling
Norva24 er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Formålet med behandlingen
Det er frivilligt for dem, der besøger hjemmesiden, at afgive personoplysninger i forbindelse med tjenester som chat funktion, sende os henvendelser, booke en opgave eller sende en ansøgning mv.

Vi vil bruge oplysningerne om dig til følgende formål:

Brug af e-mailadresser og postadresser til opgaveløsning af en henvendelse, enten via chat, booke en opgave, eller kontaktformular.

Til statistikindsamling, sammenlægning og administration af hjemmesiderne og tjenesterne. Oplysninger indhentes for at Norva24 kan modtage yderligere information om brugerne, blandt andet for at finde ud af, hvordan brugerne kommer til Norva24s hjemmesider, og for at spore generelle brugsmønstre for brugerne på vores hjemmesider. Vi bruger disse oplysninger til at administrere og forbedre hjemmesiderne.

Hvilke oplysninger behandles?
Vi behandler både personligt identificerbare oplysninger og ikke-personligt identificerbare oplysninger om dig. Personligt identificerbare oplysninger er oplysninger, der identificerer dig som individ. Ikke-personligt identificerbare oplysninger er oplysninger og andre oplysninger, der ikke afslører din personlige identitet.

Personligt identificerbare oplysninger
Vi indsamler og behandler følgende oplysninger:

Hvis du retter en henvendelse til Norva24 via hjemmesiden, fx ved at udfylde en bestillingsformular, ansøge på et job eller sende os en e-mail,
kan der blive gemt relevante oplysninger, såsom navn, telefonnummer, adresse og e-mailadresse.

Typer af personoplysninger
Databeskyttelsesforordningen opdeler personoplysninger i tre typer:

• ”Almindelige” personoplysninger (ikke-følsomme oplysninger)
• Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger)
• Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser eller tilknyttede sikkerhedsforanstaltninger

Opdelingen findes, fordi der gælder forskellige betingelser og procedurer for behandling af personoplysninger afhængig af oplysningernes følsomhed.

”Almindelige” personoplysninger (Ikke-følsomme oplysninger)
En personoplysning er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger.

Personoplysninger kan for eksempel være navn, adr, tlf, et billede, HR/medarb.-nr. mailadresse, bankkonto eller IP adresse.
Personoplysninger i et CRM system vil typisk være ”alm.” personoplysninger.

Følsomme personoplysninger (også kaldet Særlige kategorier af personoplysninger)
Følsomme personoplysninger er udtrykkelig afgrænset i databeskyttelsesforordningen, og adgangen til at behandle sådanne oplysninger er snævrere end ved almindelige personoplysninger og vil oftest kræve udtrykkeligt samtykke.

Følsomme oplysninger er oplysninger om:

• Race og etnisk oprindelse
• Politisk overbevisning
• Religiøs eller filosofisk overbevisning
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• Genetiske data
• Biometriske data med henblik på entydig identifikation
• Helbredsoplysninger
• Seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Kun de oplysninger, der er nævnt ovenfor, er følsomme personoplysninger.
Det er som udgangspunkt forbudt at behandle følsomme personoplysninger, men der findes en række undtagelser til dette forbud, f.eks. hvis det er nødvendigt af hensyn til:

• Den dataansvarliges eller den registreredes arbejds-, sundheds-, og socialretlige forpligtelser og rettigheder
• Den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser, hvis det er umuligt at give samtykke
• Et retskravs fastlæggelse eller behandling
• Væsentlige samfundsinteresser
• Behandling af sundhedsfaglig karakter inden for sundhedssektoren

Når du behandler følsomme oplysninger, skal du ud over at have et retligt grundlag (som enhver anden persondata behandling)
også kunne identificere en af undtagelserne til forbuddet mod behandling af følsomme oplysninger.
Du kan læse mere om følsomme personoplysninger her.

Norva24 – Politik for opbevaring af personoplysninger i relation til kundedata.
Kundedata samles i vores CRM system – SuperOffice. Her er der udelukkende tale om ’almindelige’ personoplysninger (ikke-følsomme oplysninger). En personoplysning er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger. Personoplysninger kan for eksempel være navn, adr, tlf, et billede, HR/medarb.-nr. mailadresse, bankkonto eller IP adresse.

Følsomme personoplysninger (også kaldet særlige kategorier af personoplysninger), anvendes ikke af Norva24. Du kan læse mere om følsomme personoplysninger her.

Procedure for opbevaring af kundedata:

1. Kunden adviseres ved oprettelse i CRM omkring brugen af personoplysninger, samt brug af data ifb. med markedsføring (se automatiseret mail udsendelse nedenfor)

2. Hvis der ikke har været aktivitet på kunden i 5 år, slettes data permanent fra systemet.

3. Mails slettes efter 1 år ved årets udgang, altså pr. 31.12.xxxx

4. brug af billeder på medarbejdere til markedsføring, så underskrives der altid en samtykkeerklæring forud for dette. Dette opbevares på Share Point, i salg- og marketingsmappen.

Hvem har adgang til CRM systemet:

• Salg og marketing
• Driften (kontorerne)
• Udvalgte nøglepersoner i økonomi

Webanalyse og cookies
Norva24 indsamler og behandler også afidentificerede oplysninger om besøgende på norva24.dk. Vi anvender almindelige internetteknologier, herunder Google Analytics, til at indsamle oplysninger om brugere, så vi til enhver tid kan facilitere den bedst mulige funktionalitet og videreudvikle den information, der tilbydes på hjemmesiden. Disse oplysninger hentes fra computerens browser og kan omfatte IP-adresse, operativsystem, browsersoftware (f.eks. “Microsoft Internet Explorer”), skærmopløsning og afsenderens webside.

“Cookies” er små cookies (tekstfiler), som hjemmesiden beder din browser om at gemme på din computer eller mobilenhed. Dette giver webstedet mulighed for at huske dine handlinger eller præferencer over tid. Norva24.dk bruger følgende cookies (cookies):

Google Analytics: statistik og information om, hvordan besøgende bruger vores hjemmesider. Vi samler oplysninger og opretter rapporter, der hjælper os med at forbedre oplevelsen.
Værktøjet bruger kun førstepartscookies til at indsamle data. Disse cookies og de indsamlede data er anonyme og kan ikke bruges til at identificere dig som individ.

Google Adwords og Facebook-annoncer: disse cookies indsamler information om, hvilke annoncer du har set på internettet, og hvilke sider du ser på vores hjemmeside, med det formål at give dig relevante annoncer på eksterne sider.

Hvis du ikke ønsker, at Norva24 skal indsamle anonyme data fra dig, så kan du afmelde denne indsamling på Google og Facebooks sider eller ved at ændre sikkerhedsindstillingerne på din computer.

Retsgrundlaget for behandlingen
Vi har grundlag for at behandle personoplysninger i overensstemmelse med norsk lov om persondata og EU’s persondataforordning, blandt andet fordi behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at kunne udføre ordrer.

Det er frivilligt for dem, der besøger hjemmesiden, at afgive personoplysninger i forbindelse med modtagelse af nyhedsbreve mv. Behandlingsgrundlaget i disse sager er samtykke fra eller aftale med dig, medmindre andet er angivet.

Adgang til oplysningerne
For at sikre, at behandlingen af oplysninger hos os foregår på en sikker måde, er det kun særligt godkendte personer i Norva24, der har adgang til de oplysninger, du giver os.
Antallet af medarbejdere med en sådan godkendelse er begrænset. Adgang til information er sikret med adgangskontrolmekanismer.

Vi vil ikke afsløre, sælge, distribuere, udleje, licensere, dele eller videresende oplysninger eller personlige oplysninger til andre tredjeparter end dem, der har en aftale og leverer tjenester til Norva24, medmindre vi har dit udtrykkelige samtykke til at gøre det.

Norva24 har indgået aftaler med forskellige distributionspartnere, som distribuerer vores Chat og anden markedsføring.
Distributionspartnerne er:

• Google
• Facebook
• ConvoTech
• Clarity

Vi vil ikke dele personoplysninger med vores distributionspartnere i højere grad, hvad der er nødvendigt for at fuldføre formålet, såsom chat funktion.
Norva24 har en kontraktlig bestemmelse om, at vores leverandører eller partnere ikke må bruge eller videregive dine personoplysninger til andre formål uden tilladelse.

Databehandlere og overførsel af information til udlandet
Norva24 har indgået aftale med følgende databehandlere:

Facebook
Google
Hubspot

Alle Norva24 hjemmesider er p.t. placeret på servere i Norge.

Hvis der overføres oplysninger inden for EU/EØS-området, vil vi sikre, at EU-forordningen om persondata i forbindelse med databehandling og landespecifikke love om databeskyttelse overholdes. Hvis vi overfører personoplysninger til en tredjepart uden for EØS-området, sikrer vi, at overførslen sker i overensstemmelse med EU-forordningen om persondata. Hvis oplysninger overføres til USA, vil vi fortrinsvis bruge virksomheder  om er certificeret under EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF)

Dine rettigheder
Alle personer, der spørger, har ret til information om behandlingen af personoplysninger i en virksomhed i henhold til persondataloven. Norva24 har givet oplysningerne i denne erklæring.

Hvis Norva24 behandler personoplysninger om dig, har du ret til at få indsigt i dine egne oplysninger.
Hvis personoplysningerne er forkerte, ufuldstændige, eller det ikke er muligt at behandle dem, kan du også bede Norva24 om at rette eller slette oplysningerne.
Kontakt os venligst via marketing@norva24.dk

Vi behandler og opbevarer ikke oplysninger om dig længere end nødvendigt til det tilsigtede formål eller til det, der kræves i henhold til indgåede aftaler og ikke ligger uden for lovens rammer. Vi sletter personlige oplysninger, når en bruger meddeler, at han/hun ikke længere ønsker at bruge tjenesten. Eksempelvis vil din e-mailadresse, der blev brugt til at udsende nyhedsbreve, blive slettet, når du opsiger abonnementet, men også hvis vi får tilbagemelding om, at det ikke er aktivt.

Håndhævelse af denne fortrolighedserklæring
Norva24 kan bruge de oplysninger, vi indsamler om dig, når vi har grund til at tro, at det er nødvendigt for at identificere, kontakte eller tage retslige skridt mod personer eller virksomheder, der kan skade dig, os eller andre. Vi kan også videregive dine oplysninger, når vi mener, at loven kræver det.

Samtykke, lovvalg og værneting
Denne privatlivspolitik gælder for alle brugere af vores hjemmeside. Vi kræver, at brugerne accepterer at overholde erklæringen som en del af vores forhold.

Ved at bruge vores hjemmeside vil dine persondata blive behandlet i overensstemmelse med denne (persondata- eller privatlivspolitik), herunder overføres til databehandlere og tredjeparter som beskrevet i politikken.

Norva24 er underlagt norsk lovgivning. Enhver tvist skal behandles af en domstol i Norge i overensstemmelse med lovene i Norge, medmindre andet er bestemt af præceptiv lokal lovgivning.

Politik om personoplysninger i ansættelsesforholdet:

Norva24 Danmark A/S håndterer løbende en række forskellige personoplysninger om vores medarbejdere. Norva24 Danmark A/S, er dataansvarlig i forhold til behandlingen af oplysninger om medarbejdere.

Ansættelse i Norva24 Danmark A/S

Som ansat i Norva24, oprettes en personalefolder i vores digitale personalearkiv, som kun særligt betroede og et meget begrænset antal medarbejdere har adgang til. I personalemappen registrerer og opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige og relevante i forhold til en ansættelse hos os, f.eks.:

• Ansættelseskontrakt, ansøgning og CV
• Navn, privatadresse, email adresse og telefonnummer
• Identifikationsoplysninger, herunder CPR nummer
• Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse
• Arbejdstid
• Ferie og andet fravær
• Dokumenter i forbindelse med eventuelle sygemelding
• Løn og pensionsforhold, løntilskud, oplysninger af relevans for lønindeholdelse, udbetaling af løn, herunder lønrefusioner mv.
• Bank oplysninger
• Fradrag i lønnen (eks. betaling for kantineordning)
• Eventuelle oplysninger i forbindelse med arbejdsskader, fleksjob, ansættelse på særlige vilkår, eks. ved handicap
• Personaleadministrative oplysninger, som eks. uddannelse og kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, medarbejderudviklingssamtaler, bedømmelser, beskæftigelse, tillidshverv, lån af diverse effekter, eventuelle advarsler og lignende
• Kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende
• Personalepapirer i øvrigt
• Fotos

Der kan være situationer, hvor vi håndterer oplysninger, der ikke fremgår af listen ovenfor.
På vores hjemmeside forbeholder vi os retten til at offentliggøre følgende oplysninger om dig:

• navn
• stilling
• direkte telefonnummer
• e-mail
• kort profilbeskrivelse

Derudover kan vi lægge et billede af dig på hjemmesiden. Alt sammen så vores medarbejdere, kunder og øvrige samarbejdspartnere kan finde dig.

Dine rettigheder

Du kan bede om at få indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig efter reglerne om indsigtsret. Hvis vi behandler forkerte data om dig, kan du bede om, at oplysningerne bliver rettet eller slettet.

Videregivelse af personoplysninger

I en række tilfælde skal eller kan Norva24 Danmark A/S videregive dine oplysninger til relevante modtagere, f.eks:

• SKAT vedr. skattepligtige ydelser (e-indkomst)
• Danmarks Statistik
• Virksomhedens til enhver tid værende pensionskasse (for nu Danica Pension og PensionDanmark)
• Arbejdsskadestyrelsen (anmeldelser om arbejdsskader)
• dk (offenlige myndigheder herunder Arbejdsgivernes Uddannelsbidrag, AUb, sygdomrefusion og barselsrefusion, Feriekonto m.m.
• Virksomhedens til enhver tid værende eksterne revision
• EU efteruddannelse, herunder banedanmark

I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.

Sletning

Vi sletter dine oplysninger, når der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring af oplysningerne. Her tager vi blandt andet hensyn til frister i lovgivningen, eks. forældelses- og bogføringsloven.

Sikkerhed

Norva24 Danmark A/S har som dataansvarlig pligt til at beskytte de persondata, vi har om vores medarbejdere. Ved et eventuelt sikkerhedsbrud henvises til virksomhedens sikkerhedspolitik.

Kontaktoplysninger

Norva24 Danmark A/S, Ringager 2b, 2605 Brøndby
Hvis du har spørgsmål om Norva24 Danmark A/S’ behandling af oplysninger om dig, er du velkommen til at kontakte lønkontoret eller HR.

Ændringer i opgørelsen:
Norva24 forbeholder sig retten til at ændre eller opdatere fortrolighedserklæringen. Alle ændringer er gyldige fra det tidspunkt, de offentliggøres, og vil omfatte information indsamlet fra den dato samt eksisterende information gemt af Norva24. Du kan finde ud af, hvornår disse politikker sidst blev revideret, ved at se på “Sidst opdateret” nederst på denne side.

Sidst revideret d. 08-02-2024